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Oficio (documento)

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Para outros usos deste termo, veja-se oficio (desambiguación).

O oficio é um tipo de documento que serve para comunicar disposições, consultas, ordens, relatórios, ou também para levar a cabo giras de acordos, de convite, de felicitación, de colaboração, de agradecimiento, etc. Estas redacções utilizam-se em instituições como: ministérios, embaixadas, municípios, colégios profissionais, sindicatos e escritórios de governo, entre outras.

Conteúdo

Tipos

Oficio múltiplo

É um documento que se usa quando um mesmo tema ou texto vai dirigido a mais de um destinatário, e por esta razão as instituições ou dependências incluem o número de oficio, deixando pontos suspensivos para escrever o nome e o cargo do destinatário, para o especificar quando o caso o requeira. Isto serve, ademais, para agilizar o processo que dure a documentação.

O texto deste tipo de documento baseia-se na emissão de ordens, instruções, recomendações, sugestões ou informações a diferentes escritórios ou despachos simultaneamente.

O trato que se considera no oficio múltiplo é vertical descendente e horizontal. Isto é, vai dirigido a subordinados, ou entre chefes de instituições do mesmo nível ou hierarquia.

Oficio de transcrição

A palavra transcrição indica-nos a finalidade deste tipo de redacção: é um documento que serve para transcribir o conteúdo do oficio tal como se dá no original, integralmente e sem nenhuma alteração. Todo o fragmento ou parágrafo transcrito deve ir entre aspas e fiel ao original.

Mediante este documento emitem-se: resoluções, circulares, directivas ou outros casos do mesmo oficio.

O tipo de trato e/ou relação que se cumpre por médio deste documento é o de autoridade a subordinados ou entre autoridades do mesmo nível, dentro e fora. Este documento servirá para transcribir relatórios relevantes e importantes. também nos indica a finalidade do partido.

Partes

É o primeiro. Todas as empresas têm membrete, o qual é muito importante para um oficio.
É a denominação que se lhe dá ao ano actual P.ex. "Ano da Paz Mundial".
É a primeira parte, na que se escreve: o lugar de onde se envia, no dia, no mês e no ano em curso.
Nesta parte escrevem-se os três dados, ao igual que o memorándum; a palavra oficio com maiúsculas, seguida do número de expedição e separada por uma linha oblíqua e, a seguir, as siglas do escritório de procedência com letras maiúsculas, separada por uma linha oblíqua e no ano em curso.
É a parte que abarca quatro linhas ou mais, segundo o requerido. Aqui escreve-se: o nome completo, o cargo e o lugar da pessoa a quem dirige-se.
É a quarta parte e escreve-se com maiúsculas a palavra ASSUNTO, seguida de dois pontos e depois, em resumem, indica-se com clareza a mensagem do texto, que explicar-se-á no corpo.
É a quinta parte que se usa, só quando é necessário mencionar a numeração do documento recebido anteriormente, a cujo conteúdo se quer dar resposta. Esta palavra também se escreve com maiúscula e embaixo do assunto.
Em alguns casos esta parte do oficio usa-se para mencionar decretos, resoluções, directivas ou convênios.
É a parte central do documento, onde dar-se-á a conhecer a mensagem da comunicação, em forma clara e precisa e muito brevemente. Geralmente existem expressões para iniciar o texto, tais como:
  • "Tenho a bem lhe comunicar..."
  • "É-me muito grato comunicar-lhe..."
  • "Tenho a honra de dirigir-me..."
Na despedida devemos demonstrar amabilidad, cortesía. Existem, também, expressões conhecidas como:
Faço propícia a oportunidade para fazer-lhe chegar minha consideração e estima pessoal.
Atenciosamente,
Assinatura: Escreve-se a rubrica a mão.
Posfirma: Coloca-se o nome e apellido da pessoa que assina o documento, e a sua vez o cargo que lhe distingue, mais o selo respectivo.
Ao igual que no memorándum, as iniciais do remitente se escrevem com letras maiúsculas e, em minúsculas, as da pessoa que mecanografió o documento.
Aqui indica-se a documentação que se anexa ao oficio, como catálogos, revistas, cartões, programas, etc.
Usa-se, geralmente, nos oficios múltiplos; aqui menciona-se às pessoas e as dependências a quem vai dirigido o oficio.
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